Sistemi IT in Outsourcing: vantaggi e procedure consigliate per esternalizzare la gestione

Avere sistemi IT in outsourcing è una pratica sempre più comune tra le aziende. Questo perché il tessuto imprenditoriale italiano è costituito principalmente da piccole e medie imprese, che non dispongono di budget altissimi per la sicurezza informatica.

Quindi, preferiscono esternalizzare la gestione.

Si aggiunge, inoltre, la crescente necessità di competenze in ambito cyber security. Molte realtà si trovano in difficoltà a possederne. Anche perché gestire efficacemente un sistema di sicurezza informatica, oggi, richiede skills appartenenti a specialisti in continua formazione e apprendimento, per saper affrontare le minacce e gli attacchi informatici sempre più complessi.

Infatti, la soluzione per le aziende che vogliono veder crescere il loro business in totale sicurezza è proprio far gestire da professionisti i sistemi informativi aziendali.

Sistemi IT in outsourcing: perché affidarsi a realtà specializzate

L’outsourcing è la pratica con cui un’azienda affida a un’altra l’esecuzione di attività o la gestione di operazioni, che non è in grado di espletare all’interno.

Con l’accelerata della digital transformation e il crescente utilizzo di tecnologie emergenti, come intelligenza artificiale e Internet of Things, molte realtà non sono più riuscite a rimanere al passo. Aggiornarsi e implementare misure di cyber security adeguate è diventato difficile, dispendioso e anche pericoloso per la mancanza di competenze necessarie in materia di sicurezza informatica.

Esternalizzare la gestione dei sistemi IT, permette di delegare i problemi tecnologici a soggetti professionisti ed evitare minacce dannose come i ransomware e conseguenti perdite di dati, senza intaccare la business continuity.

I vantaggi di avere Sistemi IT in outsourcing

Le aziende, oggi, devono impegnarsi a mantenere un efficace livello di cyber security.

I rischi che si corrono, altrimenti, oltre al sostenere elevati costi per ripristinare i sistemi informatici o per recuperare eventuali perdite di dati, sono anche il pagamento di multe e sanzioni dovute alla violazione di norme come il GDPR e la direttiva NIS 2.

Per non parlare di incidenti di sicurezza che possono causare interruzioni di attività e portare, quindi, a perdite di fatturato, clienti e produttività.

L’importanza di adottare soluzioni di cyber security è ormai insindacabile, e se non si riescono a proteggere i sistemi dagli attacchi esterni, internamente in azienda, è possibile esternalizzare la gestione attraverso servizi as a service, con notevoli vantaggi, quali:

• la riduzione dei costi: una delle principali ragioni per cui esternalizzare la gestione dei sistemi IT è un’ottima soluzione. L’outsourcing aiuta a ridurre i costi operativi e di manutenzione, poiché è la realtà esterna che se ne assume la responsabilità.
• accesso a competenze specialistiche non presenti internamente in azienda: il fornitore che ha in outsourcing i servizi IT è specializzato nella gestione degli stessi, e dispone di competenze avanzate a cui accedere, senza dover assumere personale specializzato.
• flessibilità operativa: non serve investire in nuove infrastrutture, è possibile adattare i servizi di outsourcing in maniera flessibile, secondo le necessità aziendali, anche in fase di crescita del business.
• migliorare l’efficienza aziendale: il partner in outsourcing ha tutta l’esperienza necessaria per gestire i sistemi informativi aziendali, migliorando così la produttività. 

Consigli per esternalizzare la gestione dei servizi IT

Negli ultimi anni, sempre più aziende, quindi, hanno deciso di esternalizzare la gestione dei sistemi IT per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e accedere a competenze specialistiche. Tuttavia, il passaggio all’outsourcing può essere un processo complesso e rischioso.

Qual è la procedura consigliate da seguire? Questi sono i passaggi che consigliamo di fare un processo di esternalizzazione.

1) Individuare quali attività e servizi esternalizzare

Individuare le attività e i servizi da esternalizzare permette di avere una visione chiara e precisa su quello che può essere affidato in outsourcing.

Il superamento di una gestione diretta viene deciso in seguito a un’analisi dove le diverse attività vengono segmentate in base alle caratteristiche, alle risorse gestite e all’impegno richiesto internamente.

2) Valutare le esigenze aziendali e definire gli obiettivi

Prima di esternalizzare la gestione dei sistemi IT è importante valutare quali sono le esigenze in azienda, le politiche di sicurezza informatica presenti e quali sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Questo primo step serve a capire dove una gestione di terzi può migliorare l’efficienza, e quali sono le ragioni che spingono l’azienda a esternalizzare attività, piuttosto che altre.

Si inizia con il definire un documento progettuale, nel quale evidenziare: 

• le attività che si intendono esternalizzare;
• le motivazioni per cui si esclude la gestione diretta;
• i benefici dell’esternalizzazione per l’azienda.
  

3) Stabilire dei criteri per scegliere il fornitore a cui esternalizzare la gestione dei sistemi IT, in base alla necessità

Chi può soddisfare le esigenze identificate? Dopo aver valutato l’impossibilità di provvedere ad alcune attività con risorse interne e il beneficio dell’esternalizzazione, la scelta di chi si occuperà della gestione dei sistemi IT, dipende dalle necessità.

Infatti, la maggior parte delle attività di gestione dei sistemi informatici può essere affidata in outsourcing a imprese terze, scelte dall’azienda in base ai servizi offerti e perché hanno già chiari e dettagliati i requisiti di sicurezza e conformità, diventando veri e propri partner.

4) Redigere un contratto solido e monitorare il servizio fornito

Un’ottimale gestione del processo di esternalizzazione non si conclude con la scelta del fornitore giusto e la firma di un contratto. È importante stabilire cosa è incluso e cosa no nel rapporto di collaborazione, ad esempio i servizi offerti, le modalità di pagamento, le condizioni di risoluzione del contratto.

Ma è altrettanto importante monitorare il servizio esternalizzato e valutarne la qualità nel rispetto dei requisiti stabiliti, i quali possono subire variazioni e aggiornamenti sulle esigenze di crescita dell’azienda (il vantaggio della flessibilità operativa).

5) Pianificare la transizione e gestire il cambiamento

Di estrema importanza è pianificare attentamente la transizione dell’infrastruttura IT dall’interno, all’esterno. Il reparto tecnico-informatico dell’azienda deve monitorare il passaggio e assicurarsi che il fornitore esterno sia in grado di gestire l’esternalizzazione in modo efficace e fluido, senza intaccare la business continuity.

Mantenere una comunicazione regolare con il partner in outsourcing, aiuta a gestire il cambiamento e ad avere successo nell’esternalizzazione della gestione dei sistemi IT.

Outsourcing: esternalizzare la gestione dei sistemi IT, può essere la soluzione

L’outsourcing dei sistemi IT è una soluzione vantaggiosa per le aziende che cercano di ottimizzare le attività strategiche interne e l’operatività dei team informatici.

Le attività operative tendono ad aumentare nei periodi di rapida crescita ed evoluzione tecnologica. E questi cambiamenti, spesso, non lasciano spazio ai team di lavoro di dedicarsi ad attività core per il business. 

Esternalizzare le attività macchinose, ridondanti o che richiedono competenze troppo specifiche, permette di concentrarsi su come migliorare, come azienda e nella qualità. 

Seguendo correttamente la procedura illustrata, quella che utilizziamo noi di Asco, puoi sfruttare al meglio i vantaggi dell’outsourcing delle infrastrutture IT.